Zebranie wspólnoty mieszkaniowej to podstawowy organ decyzyjny, który odpowiada za podejmowanie uchwał dotyczących m.in. budżetu, remontów, wyboru sposobu zarządu nieruchomością, czy wyboru członków zarządu. Odpowiednie zorganizowanie i przeprowadzenie zebrania ma kluczowe znaczenie dla legalności i skuteczności podjętych decyzji. W artykule zawarliśmy praktyczne wskazówki: od formalności związanych ze zwołaniem zebrania, przez jego prowadzenie, aż po dokumentację podjętych uchwał.
Co najmniej na tydzień przed planowanym terminem zawiadamia się wszystkich właścicieli lokali na piśmie o zebraniu. Zarząd lub zarządca nieruchomości jest nie tylko uprawniony, ale także obowiązany zwoływać zebranie ogółu właścicieli lokali, co najmniej raz w roku. Na takim zebraniu zwanym „zwyczajnym” zarząd lub zarządca składa sprawozdanie zebranym właścicielom lokali ze swoich czynności, które dokonywał sprawując zarząd nad nieruchomością w roku poprzednim, a także jakie kwoty zostały wydatkowane przez wspólnotę w okresie sprawozdawczym, a jakie napłynęły z wpłaconych przez właścicieli lokali zaliczek oraz z tytułu pożytków. Następnie, poddaje się pod głosowanie uchwały m.in. w przedmiocie udzielenia zarządowi lub zarządcy absolutorium, a także w przedmiocie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i wysokości opłat obciążających właścicieli lokali na pokrycie kosztów zarządu. Uchwały co do zasady zapadają większością głosów właścicieli lokali, liczoną według wielkości udziałów. Od tej zasady istnieje jeden wyjątek, jeżeli w umowie lub w podjętej uchwale ustalono, że w określonej sprawie na każdego właściciela przypadał będzie jeden głos.
W sytuacji, gdyby zarząd lub zarządca, nie zwołał zebrania ogółu właścicieli lokali, takie coroczne zebranie może wtedy zwołać każdy z właścicieli. W razie potrzeby, jak choćby konieczności podjęcia decyzji, co do wykonania remontu budynku wspólnoty, zarząd lub zarządca może zwołać zebranie wspólnoty w innym okresie. Z reguły takie zebrania są zwoływane, by wyjaśnić wszystkim zainteresowanym jakie kroki już podjęto, a jakie należy podjąć w dalszej kolejności, a także by w krótkim czasie zebrać wymagana ilość głosów, by zarząd lub zarządca mógł składać stosowne oświadczenia woli w imieniu wspólnoty.
Żaden przepis prawny nie wskazuje kto miałby prowadzić zebranie wspólnoty, zwyczajowo jest przyjęte, by prowadziła je osoba z zarządu lub od zarządcy, jednakże, jeżeli poruszane mają być bardziej skomplikowane kwestie lub właściciele lokali są skonfliktowani prowadzenie zebrania można powierzyć profesjonalnemu pełnomocnikowi.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
- Jak można zwołać zebranie wspólnoty mieszkaniowej?
Zebranie zwołuje zarząd lub zarządca na piśmie poprzez wysłanie zawiadomień drogą pocztową, e-mailem lub ogłoszeniem w budynku, co najmniej na 7 dni przed terminem zebrania.
- Jaki jest wymóg quorum do ważności zebrania?
Nie ma wymogu minimalnej ilości właścicieli lokali na zebraniach wspólnoty. Będzie ono ważne bez względu na liczbę obecnych właścicieli. W sytuacji, gdy uchwały, za którymi głosują uczestnicy na zebraniu nie osiągną więcej, niż połowy głosów wymaganych do podjęcia uchwały, konieczne będzie dozbieranie głosów w trybie indywidualnym przez zarząd lub zarządcę wspólnoty.
- Czy radca prawny lub pełnomocnik może prowadzić zebranie?
Tak, właściciele lub zarząd mogą upoważnić radcę prawnego lub inną osobę do prowadzenia zebrania oraz reprezentowania interesów wspólnoty.
- Jak powinno wyglądać dokumentowanie podjętych uchwał?
Uchwały zapisuje się w protokole sporządzonym przez wyznaczonego protokolanta. Protokół powinien zawierać, co najmniej listę obecnych, treść uchwał oraz wyniki głosowań na każdą uchwałę z osobna.
O mnie
Jestem radcą prawnym specjalizującym się w obsłudze prawnej wspólnot mieszkaniowych i spółdzielni. Od kilku lat prowadzę zarówno duże, jak i mniejsze wspólnoty – w trybie stałej współpracy lub na potrzeby konkretnych zleceń. Reprezentuję zarządców, zarządy wspólnot oraz właścicieli lokali przed sądami, przeprowadzam zebrania, opiniuję uchwały i prowadzę postępowania związane z dochodzeniem należności – od wezwania do zapłaty, aż po reprezentację w postępowaniu egzekucyjnym.
